我相信很多人都是懵懵懂懂的面对自己的第一次参展，内心里肯定是充满了期待、兴奋、忐忑、不安...
1. 自从知道要参加展会了，我就没睡过一个踏实觉
2. 真不争气，展会上紧张害羞的像个做错事的小学生
3. 完全不知道我在干什么，特么的我就是个行尸走肉
4. 我感觉参展几天，我就白痴了几天
5. 看着老外压根张不开口
6. 展会前脑子里想象着自己侃侃而谈，和老外谈笑风生的样子完全没有
古人有云：“开卷有益，开房亦有益，前者有益智慧，后者有益身心，在平方之间就可以感受到生活的快感。”
一次成功的展会必然是从参展前夕就需要做好充足的准备工作，其中一个重点内容就是展会邀约，展会邀约我们可以把它分为5个步骤：
1. 展会前半月，邮件邀请客户（告知具体展位位置）
2. 展会前半月，电话联系重点客户，询问客户是否会来展会
3. 询问客户是否确定来展会的日期，是否需要帮忙安排行程
4. 展会前一个星期，电话、邮件、短信联系客户，告知展位位置，并告知自己的联系方式，并尽量要客户到时候提供中国号码，方便联系，再次同客户确认来展会具体日期时间
5.展会上，在与客户约定好的日期客户没有出现，可以再次电话联系客户，极力将客户邀请到展位
展位现场，业务人员应该注意哪些事项？
1、不要坐着
展览会期间坐在展位上,给人留下的印象是:你不想被人打扰。
2、不要看书、少看手机
通常你只有二到三秒钟的时间引起对方的注意，吸引他停下来。如果你在看报纸或杂志，是不会引起人注意的。
3、不要在展会上吃喝
那样会显得粗俗、邋遢和漠不关心，而且你吃东西时潜在顾客不会打扰你。
4、不要打电话
每多用一分钟打电话,就会同潜在顾客少谈一分钟。
5、不要见人就发资料
初步分析哪位是潜在的客户，不要见人就发资料，针对性的发放宣传资料和样册。
6、不要与其他展位的人交谈
如果你不想让参观者在你的展位前停下来，他们自然会走开。看到你在和别人说话，他们不会前来打扰你。尽量少和参展同伴或临近展位的员工交谈,你应该找潜在顾客谈,而不是与你的朋友聊天。
7、不要以貌取人
展览会上唯一要注重仪表的是参展单位的工作人员，客户都会按自己的意愿尽量穿着随便些，如牛仔裤、运动衫、便裤，所以，不要因为顾客穿着随意就低眼看人。
8、不要聚群
如果你与两个或更多参展伙伴或其他非潜在顾客一起谈论,那就是聚群。在参观者眼中，走近一群陌生人总令人心里发虚。在你的展位上创造一个温馨、开放、吸引人的氛围。
9、要满腔热情
常言说得好，表现得热情，就会变得热情，反之亦然。热情洋溢无坚不摧,要热情地宣传自己的企业和产品。你的言行举止和神情都会对参观者认识你的企业产生极大的影响。
10、要善用潜在顾客的名字
努力记住潜在顾客的名字,在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。大胆些，直接看着参观者胸前的名牌，大声念出他的名字来，也许就是你同潜在顾客建立关系最得手的敲门砖。
11、要佩戴好工作牌
在展会上，你肯定不想让参观者叫不出你的名字。如果你将工作牌戴在左胸，你就会犯这种错误。应把工作牌戴在身体的右侧靠近脸的地方，这样与人握手时,你的工作牌就会更靠近对方。
12、表现专业
熟悉自己公司的产品性能、详细的参数等，及时准确的向潜在客户介绍公司和产品。
13、切记服务理念
不是我要向你索取什么,而是我能为你做什么。切记服务理念
14、主动出击
外贸人员要主动出击，游离在展会现场派发名片、宣传册、光盘等。不要坐着等客户来找你。
15、保持良好的精神状态并注重细节
自信，活力，朝气，微笑，热情，耐心。让人感觉到你公司展台上的那些人年轻而富于朝气或者对这个行业有专业的把握。如果再加上一些人文关怀的话,会为公司留给客人的印象加分。
邀约的邀请函怎么写？
发送对象：与自己成交过订单的，还包括之前曾经与你联系过、询问过相关产品的意向客户。
1. 不要千篇一律
有些工作人员会上网找一些范文，全篇照抄，然后只改动一下名字和展会的地址，就完成了任务，其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意，邀请函可不止收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍了，这样的邀请函实在缺乏专业度和诚意度。如果能针对客户写一些诚意十足的文字，在文中对客户致以问候，尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节，更能加深对方的印象，这样才是一份好的邀请函。
2. 附上交通路线
在邀请函中附上交通路线。尽管客户可能已经参观过很多次这样的展览了，他对展馆的地理位置十分的熟悉，但是如果参展商能在邀请函中附上交通路线，则会显得亲切细心。比如像琶洲展馆，一到广交会，周围的交通就十分拥堵，如果客户是开车来的话，可能会在路上耽搁不少的时间。若参展商在信函中告知客户“为了防止出现塞车，耽搁您的时间，建议您可将车停在酒店，选择地铁前往，在琶洲或者新港东站下车即可”，同时附上地铁线路图，这样的邀请函相信能给客户留下很好的印象。
3. 邀请时间有讲究
参展商在某个地区可能有不止一个代理商，那么在邀请这些客户来参观展览的时候，邀请时间就有讲究了，应该尽量将他们的参观时段错开。因为同一个地区的代理商，可能就是直接的竞争对手，为了避免引起尴尬，最好是一个安排在上午会面，另外一个安排在下午。
4. 附上展馆平面图
邀请函里附上展馆平面图，可以让客户更容易地找到展位。主办方会提供展馆平面图，上主办方的官网下载电子版，自己打印或者拿到纸质的图样进行复印，再附在邀请函里。
5. 告之天气情况
参观展览的客户来自全世界各地，他们并不熟悉展览所在地的情况。比如说广交会，广州的天气连第一次来的北方人都觉得不习惯，参展商如果能在邀请函里将未来几天详细的天气情况告诉客户，并附上生活上该注意的细节，则显得细心体贴。
附上几封可作参考的邀请函：
模板1：
Dear XXX,
How are you?
This is XXX from XXX company, specializing in manufacture and sale XXX products, such as : Product A , Product B, Product C, Product D, Product E and so on .
Now I am writing for inviting you to have a look at our exhibition stand in Guangzhou, China --The 122th China Import and Export Fair (Canton Fair). Our booth No. is XXX.
We will show a great variety of our products here, suitable for worldwide well-known bands. We believe there will be some items attracting you. Meanwhile, I think it will be a good opportunity to communicate with you face to face.
If you couldn’t attend this exhibition, welcome to visit our website: www.abcd.com for more details.
We sincerely hope to see you at canton fair and look forward to hearing from you soon.
Yours sincerely,
XXX模版2：
Dear XXX,
This is Lily from HCR, manufacturer of peephole door viewers. HCR has provided super durable and latest design of door viewers with competitive price for over 10 years.
We hereby sincerely invite you and your company representatives to visit our booth at Shenzhen Convention and Exhibition Centre during CPSE. Information below is for your reference.
China Public Security Expo (CPSE)
Date: October 29th, 2024- November 1st,2024
Venue: Shenzhen Convention and Exhibition Center
Our Booth No: E001
( If you wanna know more details about HCR products, the exhibition, or simply need guidance to the location during CPSE, just call me ! )
Have a nice day !
XXX注意两个小细节：
1. 展会的时间地点以及公司的展位信息建议单独罗列出来，让客户一眼就能看到。
2. 邮件里一定留下自己的手机号码并告诉他有任何问题都能找你，原因自己想。敬告：
也会有一部分外贸人，针对展前的邀约只是邀约自己有成交过的老客户和在跟进的客户，我自己都遇到不少老外贸都是这样做的，因为他们认为其它的客户邀约了客户也不会来。
其实这是一个非常错误的做法，既然花了钱参加展会，就需要我们把展会作为一个“营”的契机点，注意这个“营”是“营销”的“营”，当我们精准的搜索出自己产品的采购商和潜在买家，并进行大量展前的邀约后，无非有三种情况：
1. 客户不会来，但是客户潜意识里会通过你参加展会这件事上，更容易信任你的实力，因为参展本身就是一种企业实力的展示，起码在国外买家的眼里是这样的。试想，针对这类客户你在今后进行正常节奏的周期性客户跟进时，客户有了产品采购需求或者需要新的供应商时，他是不是更容易去了解你，选择你呢？努力让自己成为客户心里的供应商备胎很重要，待时机来临之日，即是你成正室之时。
2. 客户来，这个就不必多说了。
3. 客户不会来，但直接给了你邮件回复，这不正好让自己成功的和客户“勾搭”上了吗？
参展是外贸企业拿订单的一大利器，但其实，展会结束后才是赢取订单的黄金时期。参展企业应采取不同跟踪手段，发展和巩固客户关系，达成企业目标，保证参展成果。
分类管理
调整客户名录，重新划分类别是为了区别对待不同客户，实施差异化的营销策略。客户名录通常将客户分成现有客户和潜在客户两大类。
展会上每个业务员都会收到许多客户名片，在转交名片、名录时，还应该把展会见面时了解到的一些“活”的情况告诉客户管理部门。同时，有些客户已经变更了办公地址和通讯方式，一定要做好更新工作；另外，还需及时筛选去除那些缺乏发展潜力，却耗费大量人力物力的客户。
现有客户
指那些已与企业建立合作关系，并购买过产品或服务的客户。展会结束后应竭力巩固和发展与现有客户的关系，防止他们被对手挖走。一方面要保持已购产品的返单，另一方面应持续向客户推荐新的产品和服务，充分发掘潜在需求，不断开拓新的业务，努力实现顾客满意，提高客户的忠诚度。
潜在客户指那些在展会上认识、就发展业务交换过意见、但尚未达成正式交易的客户。因客观情况不同，接触程度深浅又可细分为有价值的潜在客户和一般的潜在客户两种。发展、密切与潜在客户的关系，并将其逐渐培育成现有客户，已成为展会结束后的工作重点。潜在客户管理的关键是加强双方沟通，消除客户采购前的疑虑，找到合作点和共同点，尽快达成合作。搜索微信公众号名称“外贸充电站”，永久关注汇聚全国数万外贸精英的掌上学习平台。根据潜在客户重要程度将其排队，分清主次，针对不同情况，实施相应的跟踪服务。有些潜在客户急需的资料，参展人员可以即时邮寄或在展中打电话要公司留守同事寄送，让客户一回办公室就能在桌上看到，这不仅能让客户钦佩我们的效率和诚意，更有助于双方最终建立实质性的贸易关系。另外需要提醒的是，展会结束后，参展企业应该要求参展人员把展会得到的各种资料原件交公司存档，尽快将展会信息转化为公司资源。
跟踪服务
调查显示，多数展会期间来访客户，走出展馆后很快就被其它事务分散了注意力和精力，会把展会上看见、说过、做到一半的事搁置一旁，甚至彻底遗忘。这就需要参展企业根据展会上洽商的具体情况，制定针对性强的跟踪方案，真正做到有的放矢、重在实效。参展企业后续跟踪服务大致包括如下活动：
发函致谢展会闭幕后一般都会给每一位来访客户发一封诚致谢的信函，致谢不仅是礼节，对促进客我关系也有积极作用。有的企业参展期间便分批发函致谢，还有的将客户名录传回总部，由总部专人负责致谢。有经验的参展人员认为，如果发致谢函时能够就展会上碰到的一些问题再交流，让客户觉得这不是客套，而是比较实际的沟通。
安排拜访对特别重要的大客户，尽可能安排企业高层专访，以示重视和尊敬。对有价值的潜在客户，参展人员也可代表企业邀请其来国内访问。如果条件允许，参展人员展后可在当地多逗留几天，顺访重要客户。通过参观考察，进一步与客户交流，加深了解。除了顺访，以后贸易小组出访时也可安排拜访，再见客户时，不要忘记提及双方是在展会上建立的良好关系。
兑现承诺
展会期间接待来访客户，因受客观条件限制，针对现场不能满足的来访客户要求，或补充材料、或邮寄样品、或回答问题、或核对报价，展后应及时处理，兑现承诺，不能言而无信。回到总部后，后续工作如按照分工，必须请专职部门或其他员工来分担负责的，参展人员应做好移交、督办工作。
邮寄资料
展会结束之后，参展企业应考虑向客户特别是潜在客户定期寄送企业介绍、样本、样品、报价等资料，加深客户对参展企业的了解，对成交起催化作用。美国有一家研究所对展会期间及展会之后参展商提供给客户资料的实际效果作了调查，结果发现观展买家从展位上得到的资料只有 8% 的人会认真阅读，而参展商回到公司后接着再寄出第二份资料，有13% 的人会认真阅读。随着参展商不断地寄发资料，阅读的人数也随之增多。搜索微信公众号名称“外贸充电站”，永久关注汇聚全国数万外贸精英的掌上学习平台。邮寄资料的频率要适当，既不能太频密，也不能相隔太久；邮寄资料的内容要个性化，根据不同客户需要，针对性寄发；邮寄资料时如能附寄一封有署名的信函，这样效果会更好。
业务跟踪
根据调查显示，66% 的实际成交是在展会结束后 11-24 个月之内达成的。因此做好各项跟踪服务有助于实现企业参展目标——贸易合同的签订。
特别对那些在展会上已表现出购买兴趣的客户，应趁热打铁，将从展会上开始的贸易沟通与洽商延续下去，此时沟通应遵循六字要诀：
准确领会客户的意思和立场，消除其心中尚存的疑虑，准确回答客户的各种问题，包括其感兴趣的点点滴滴。
全面提供客户需要的各种资料，要求报价的迅速报价，要求寄样的马上寄发，要求打样的尽快落实，这些实物和数据能帮助客户迅速作出决断。
清晰地阐述，尽量不使用晦涩难懂的词语，还要注意中文和英文表达方法上的差异。
